יום אחד בפורטל: מה בעל עסק רואה בבוקר

למה בכלל לפתוח את הפורטל בבוקר

מערכת מועדון לקוחות אוספת הרבה מידע: מי הצטרף, מי חזר, מי קרוב למתנה. אבל מידע שאף אחד לא מסתכל עליו לא משנה כלום. לכן הפורטל בנוי כך שאפשר להבין את המצב בכמה דקות, מהטלפון, לפני שהעסק נפתח.

כדי להראות איך זה נראה, נלווה בוקר אחד של עסק בדוי. לדוגמה בלבד: "קפה הצנובר" הוא בית קפה שכונתי בדוי, עם כרטיסייה דיגיטלית של קפה ומאפה, ושלושה עובדים במשמרות.

07:15: התראה בטלפון

הבעלים של קפה הצנובר עוד בבית כשמגיעה התראה לטלפון. ההתראה אומרת שכרטיסיית נייר מחכה לאישור: עובד מהמשמרת של אתמול בערב העביר לקוח מכרטיס נייר לכרטיס בטלפון, והבקשה מחכה לאישור שלהם.

התראה מגיעה כשלקוח השאיר הודעה בכרטיס העסק, או כשכרטיסיית נייר מחכה. אפשר לכבות כל סוג של התראה בפורטל, למי שמעדיף לבדוק לבד.

07:20: "מחכה לכם"

עמוד הבית מראה מה מחכה לכם היום, בשורה אחת לכל דבר. אין לוח מחוונים עם עשרים גרפים. יש רשימה קצרה של דברים שמישהו צריך להחליט עליהם.

באותו בוקר יש שתי שורות: כרטיסיית הנייר שמחכה לאישור, והודעה שלקוחה השאירה בכרטיס העסק. הבעלים פותחים את הבקשה, רואים כמה ביקורים העובד העביר ומה הסיבה, ומאשרים. הלקוח ימשיך מאותה נקודה שבה עצר בכרטיס הנייר.

ההודעה היא משהו קטן: הלקוחה כתבה שהמאפה של יום שלישי היה יבש. היא לא כתבה את זה בפומבי. היא כתבה ישירות לעסק. הבעלים רושמים לעצמם לבדוק עם האופה.

07:30: רשימת הלקוחות

הדבר הבא הוא רשימת הלקוחות. היא מסוננת לפי מה שרוצים לדעת: מי מחכה למתנה, מי קרוב, מי לא חזר, ולמי יום הולדת.

דף של לקוח אחד

ברשימת "לא חזרו" מופיע שם מוכר: יוסי, שהיה בא כל בוקר ונעלם לפני כמה שבועות. בדף שלו רואים את כל הביקורים שלו, ופתק שרק אתם רואים. בפתק כתוב "שותה הפוך עם חלב שקדים, עובד בבית החולים". אולי עבר משמרת. הבעלים מוסיפים לפתק שורה: "לשאול את דנה אם שמעה ממנו".

הפתק הוא לא לפרסום. הלקוח לא רואה אותו, והוא לא נשלח לשום מקום. זה הזיכרון של העסק, במקום הזיכרון של עובד אחד.

07:40: מה קרה אתמול, ומתי באים

במסך של היום בקופה רואים מה קרה, לפי עובד. כאן הבעלים רואים שדנה צירפה הרבה לקוחות במשמרת הבוקר, ושהמשמרת של הערב כמעט לא צירפה. זה לא נושא לנזיפה. זה נושא לשיחה קצרה: אולי בערב אין זמן להציע, ואולי צריך שלט במקום אחר.

באותו עניין, בעמוד הצוות רואים איזה עובד צירף הכי הרבה השבוע. יש עסקים שהופכים את זה למשחק קטן בצוות, ויש שרק מסתכלים.

עמוד השעות מראה באילו ימים ושעות לקוחות המועדון באים. בקפה הצנובר מתברר שביום שני, בין עשר לאחת עשרה, שקט יותר משחשבו. אולי שם אפשר לנסות משהו חדש בתפריט.

07:50: מי חזר, ומה יצא

1. מי חזר: מי הצטרף בחודש שעבר וחזר, ומי לא. אם הרבה הצטרפו ולא חזרו, כדאי לבדוק אם היעד רחוק מדי.
2. המתנות: כמה מתנות יצאו החודש, ומי מחכה הכי הרבה. לקוח שמחכה הרבה זמן למתנה שלו כנראה לא יודע שהיא שם.
3. ייצוא: רשימת הלקוחות שלכם, לקובץ, בכל רגע. הרשימה שייכת לכם, ואפשר לקחת אותה.

08:00: העסק נפתח

בשמונה הבעלים כבר מאחורי הדלפק, ודנה עוד לא הגיעה. לקוח קבוע מבקש הפוך ומראה את הכרטיס בטלפון. הבעלים לא צריכים סורק נפרד: גם אתם מחתימים מהטלפון שלכם, בלחיצה מעמוד הבית של הפורטל. אותו טלפון שבו קראו את ההתראה בבוקר משמש עכשיו כסורק.

עד הצהריים, הבקשה מכרטיס הנייר כבר אושרה, ההודעה על המאפה הגיעה לאופה, ויש תזכורת לשאול על יוסי. שום דבר מזה לא דרש לשבת מול מחשב.

עוד שני דברים קטנים

שכחתם את הקישור לפורטל, או החלפתם טלפון? בדף הכניסה מבקשים קישור כניסה למייל, ונכנסים. אין סיסמה לזכור.

והחשבוניות: כל חשבונית שקיבלתם על המנוי נמצאת בפורטל, להורדה. כשרואה החשבון מבקש, לא צריך לחפש במייל.

איך הופכים את זה להרגל

הפורטל עוזר רק אם נכנסים אליו. הנה סדר אפשרי לשבוע, לעסק כמו קפה הצנובר. התאימו אותו לקצב שלכם:

הסדר הזה לא בא מהמערכת. הוא בא מהשאלות שבעלי עסקים שואלים את עצמם ממילא, רק בלי התשובה מולם. כשהתשובה נמצאת במסך, ההחלטה לוקחת דקה.

מה לקחת מהבוקר הזה

עשר דקות, ובסופן הבעלים יודעים שלושה דברים: מה מחכה להחלטה שלהם, מי מהקבועים נעלם, ואיזה עובד צריך עזרה בהצעת המועדון. אף אחד מהם לא דורש דוח. כל אחד מהם הוא שורה אחת במסך.

אין צורך לעבור על הכול כל יום. יש עסקים שפותחים רק את "מחכה לכם" בבוקר, ואת השעות ומי שחזר פעם בשבוע. הפורטל לא מחכה לכם. הוא שם כשתצטרכו אותו.

שאלות נפוצות