חבילות מראש לקוסמטיקה, לייזר ופילאטיס: איך מנהלים בלי מחברת
גל ששון · עודכן 20.10.2026 · 5 דקות קריאה
התשובה הקצרה
כרטיסיית טיפולים דיגיטלית היא חבילה ששולמה מראש ונספרת לאחור בכרטיס שבארנק של הטלפון: אחרי כל טיפול הלקוחה רואה כמה נשאר. ב-Shortip החבילה נפתחת רק כשאתם מאשרים שהלקוח שילם, ועובדת פותחת חבילה רק אם הרשיתם פעמיים. כך אין ויכוח על מה נוצל, ואין חבילה שנפתחה בטעות.
הבעיה עם המחברת
בקוסמטיקה, בלייזר ובסטודיו לפילאטיס מוכרים סדרות. לקוחה קונה עשרה טיפולי פנים, מתאמן קונה כרטיסיית שיעורים, ומישהו מתחיל סדרת לייזר. מאותו רגע מישהו צריך לספור.
בדרך כלל זו מחברת ליד הקופה, טבלה במחשב, או כרטיסיית נייר שהלקוחה מחזיקה. כל אחת מהן נשברת באותה נקודה: ביום עמוס. המטפלת שכחה לסמן, הלקוחה לא זוכרת אם זה הטיפול השישי או השביעי, ואף אחד לא רוצה להתווכח עם לקוחה טובה על טיפול אחד.
- ויכוחים על כמה טיפולים כבר נוצלו.
- חבילה שסומנה כשולמה, אבל אף אחד לא בדק בקופה.
- כמה מטפלות או מדריכים, וכל אחד רושם קצת אחרת.
- לקוחה שסיימה חבילה, ואף אחד לא שם לב להציע לה חדשה.
איך עובדת כרטיסיית טיפולים בארנק
ב-Shortip יש שני סוגים עיקריים של כרטיס: כרטיסייה עם מתנה, או חבילה ששולמה מראש ונספרת לאחור. בחבילה, כל ביקור מוריד יחידה אחת.
- הלקוחה משלמת לכם על החבילה, בקופה שלכם, כמו היום.
- אתם מאשרים בפורטל שהיא שילמה, והחבילה נפתחת בכרטיס שלה.
- אחרי כל טיפול, המטפלת סורקת את הכרטיס מהטלפון שלה ולוחצת על הכפתור.
- הכרטיס בארנק מתעדכן, והלקוחה רואה כמה טיפולים נשארו.
הסריקה רק מזהה. הטיפול נרשם רק בלחיצה של העובדת. ככה לא יורדת יחידה בגלל סריקה כפולה או טלפון שנסרק בטעות.
| תחום | מה נמכר בחבילה | מה כתוב בכרטיס (לדוגמה) |
|---|---|---|
| קוסמטיקה | סדרת טיפולי פנים | "נשארו 3 טיפולים בחבילה" |
| לייזר | סדרת טיפולים לאזור אחד | "נשארו 4 טיפולים בחבילה" |
| פילאטיס ויוגה | כרטיסיית שיעורים | "נשארו 5 שיעורים בכרטיסייה" |
| ציפורניים | סדרת מניקור או לק ג׳ל | "נשארו 2 טיפולים בחבילה" |
מה הלקוחה רואה
הכרטיס נשמר בארנק של הטלפון, באנדרואיד ובאייפון. אחרי כל טיפול הוא מתעדכן, ולכל לקוחה יש גם דף משלו עם כל הביקורים. כשהיא שואלת "כמה נשאר לי?", התשובה כבר אצלה בטלפון, ואין צורך לפתוח מחברת.
איך מגדירים חבילה שלא מייצרת ויכוחים
הכרטיס סופר נכון, אבל הוא סופר את מה שהגדרתם. רוב הוויכוחים מתחילים בכלל לא ברור, לא בספירה. כמה דברים שכדאי להחליט לפני שפותחים את החבילה הראשונה:
- מה נחשב יחידה. טיפול אחד? שיעור אחד? ואם לקוחה עושה באותו ביקור גם גבות וגם שפם, זו יחידה אחת או שתיים?
- מה קורה בביטול תור ברגע האחרון. זו מדיניות של העסק שלכם, וכדאי שהיא תהיה כתובה ושכל הצוות יגיד אותה אותו דבר.
- אם החבילה אישית, או שאפשר לחלוק אותה עם בת משפחה. מה שתחליטו, תגידו את זה כבר במכירה.
- מי מסביר את החבילה ללקוחה. עדיף שמי שמוכרת אותה גם תראה ללקוחה איפה היא רואה כמה נשאר.
כלל אצבע: אם צריך יותר ממשפט אחד כדי להסביר מה נחשב טיפול, הכלל מסובך מדי. פשטו אותו לפני שהוא מגיע לקבלה.
למה החבילה נפתחת רק אחרי שאתם מאשרים תשלום
חבילה מראש היא כסף ששולם על שירות שעוד לא ניתן. אם היא נפתחת לפני שמישהו בדק שהכסף התקבל, נוצר חוב שאף אחד לא יודע עליו.
לכן הכלל ב-Shortip פשוט: חבילה נפתחת רק כשאתם מאשרים שהלקוח שילם. הצטרפות למועדון לא פותחת חבילה, ביקור רגיל לא פותח חבילה, וגם העברה מכרטיסיית נייר לא פותחת חבילה. רק האישור שלכם.
עובדת שפותחת חבילה: הרשאה פעמיים
בהרבה עסקים בעלת העסק לא תמיד נמצאת בקבלה. לפעמים נוח שעובדת תפתח חבילה ללקוחה ששילמה עכשיו. מצד שני, זו בדיוק הנקודה שבה טעות עולה כסף.
הפתרון הוא שתי הרשאות. עובדת פותחת חבילה רק אם הרשיתם גם לעסק כולו וגם לה עצמה. כברירת מחדל זה כבוי. הטלפון שלכם, של בעלי העסק, תמיד יכול.
- עסק שבו רק אתם מקבלים כסף: משאירים את המתג של העסק כבוי, וכל חבילה עוברת דרככם.
- עסק עם מנהלת קבלה שאתם סומכים עליה: מדליקים את המתג של העסק, ומרשים רק לה.
- עסק עם כמה סניפים: כמה סניפים, ומנהל לכל סניף עם קישור משלו. ההרשאה ניתנת לכל עובדת לחוד.
חבילות שמסתיימות, וחידוש
הרגע הכי טוב להציע חבילה חדשה הוא כשהלקוחה עוד אצלכם, בטיפול שלפני האחרון. הבעיה היא שבמחברת אף אחד לא רואה את זה מראש.
בפורטל רואים מי עומד לסיים חבילה, ומזכירים לו. Shortip לא שולח ללקוחה הודעה בשמכם. התזכורת היא שלכם: משפט בקבלה, כשהיא כבר אצלכם.
ואם לקוחה סיימה חבילה ולא חזרה? ברשימת הלקוחות יש סינון של מי לא חזר. בדף שלה רואים את כל הביקורים ואת התאריכים, ופתק שרק אתם רואים.
חבילה וכרטיסייה עם מתנה באותו כרטיס
הרבה עסקים מוכרים גם סדרות וגם טיפולים בודדים. אפשר להחזיק שתי כרטיסיות בכרטיס אחד, למשל חבילת טיפולי פנים וכרטיסיית לק עם מתנה. כל אחת נספרת לחוד, והלקוחה רואה את שתיהן באותו כרטיס בארנק.
אם תרצו לעודד הצטרפות, אפשר לתת כמה ביקורים במתנה כבר בהצטרפות, בכרטיסייה עם המתנה. החבילה עצמה תמיד נפתחת רק אחרי תשלום.
כשמשהו נרשם בטעות
גם בלי מחברת יש טעויות: מטפלת לחצה פעמיים, או רשמה ללקוחה הלא נכונה. ביקור שנרשם בטעות מבטלים עם סיבה, ורואים מי ביטל.
בעמוד של היום רואים מה קרה, לפי עובד. הרבה ביקורים ללקוח אחד ביום, או ביטולים של עובד, מסומנים לכם תחת "שווה מבט". זה לא אומר שמישהו עשה משהו לא בסדר. זה אומר שכדאי להסתכל.
מעבר מהמחברת, בלי בלגן
- קובעים יום התחלה. מאותו יום כל חבילה חדשה נפתחת בכרטיס.
- חבילות פתוחות במחברת ממשיכות במחברת עד שהן נגמרות. ככה אף לקוחה לא צריכה לשחזר כמה טיפולים נשארו לה.
- מציעים לכל לקוחה להצטרף כשהיא בקבלה. היא סורקת, מקלידה טלפון ומקבלת קוד, ואין אפליקציה להוריד.
- מחליטים מי רשאי לפתוח חבילה, ומדליקים את ההרשאות רק למי שצריך.
- שולחים לכל מטפלת או מדריך הזמנה בוואטסאפ, והם מתקינים את הסורק.
- אחרי חודש פותחים את רשימת החבילות שעומדות להסתיים, ובודקים שהמחברת כבר ריקה.
כמה זה עולה
המחיר נקבע במחירון אחד, וזה המחיר של היום:
שאלות נפוצות
הלקוחה משלמת דרך הכרטיס?
לא. התשלום נשאר אצלכם, כמו היום, ואתם נותנים את הקבלה. החבילה נפתחת בכרטיס רק כשאתם מאשרים שהיא שילמה.
עובדת יכולה לפתוח חבילה בלי אישור שלי?
רק אם הרשיתם גם לעסק כולו וגם לעובדת עצמה. כברירת מחדל זה כבוי.
איך אדע מי עומד לסיים חבילה?
בפורטל רואים מי עומד לסיים חבילה. את התזכורת אתם נותנים, כשהלקוחה אצלכם. Shortip לא שולח לה הודעה.
מה קורה אם מטפלת רשמה טיפול בטעות?
מבטלים אותו עם סיבה, ורואים מי ביטל.
רוצים מועדון לקוחות לעסק שלכם? גל מגיע להקים אותו איתכם.