ניהול מועדון לקוחות: כל ההגדרות שבעל עסק צריך להכיר
גל ששון · עודכן 20.10.2026 · 5 דקות קריאה
התשובה הקצרה
ניהול מועדון לקוחות מתחיל בהחלטה אחת: כרטיסיית ניקובים עם מתנה, או חבילה ששולמה מראש ונספרת לאחור. אחריה באות כמה הגדרות שקובעים פעם אחת: עיצוב הכרטיס, בונוס הצטרפות, הטבת יום הולדת, ואם צריך, תוכנית שנייה וסניפים. משם הניהול השוטף הוא כמה דקות בשבוע.
ההחלטה הראשונה: איזה סוג כרטיס
ב-Shortip יש שני סוגים של תוכנית. הם נראים דומים בארנק של הלקוח, אבל עובדים הפוך.
| כרטיסיית ניקובים עם מתנה | חבילה ששולמה מראש | |
|---|---|---|
| איך זה עובד | כל ביקור נספר, ובסוף מתנה | הלקוח משלם מראש על כמה יחידות, וכל ביקור מוריד אחת |
| מה הלקוח רואה | "עוד 2 ביקורים למתנה" | "נשארו 4 שיעורים בחבילה" |
| מתאים ל | קפה, מאפה, פלאפל, גלידה | שיעורים, טיפולים, שטיפת רכב |
| מה אתם קובעים | כמה ביקורים, ומה המתנה | כמה יחידות בחבילה |
כלל אצבע: אם הלקוח משלם בכל ביקור, כרטיסיית ניקובים. אם הוא קונה מראש סדרה, חבילה. סטודיו לפילאטיס שמוכר כרטיסיית עשרה שיעורים יבחר בחבילה. בית קפה יבחר בכרטיסיית ניקובים.
חבילה נפתחת רק אחרי תשלום
בחבילה מראש יש כלל אחד שלא משתנה: חבילה נפתחת רק כשאתם מאשרים שהלקוח שילם. הצטרפות למועדון לא פותחת חבילה, וגם לא ביקור. ככה לא נפתחת חבילה בטעות, ואף אחד לא מקבל שיעור שלא שולם.
התשלום עצמו לא עובר דרך Shortip. הלקוח משלם לכם כמו שהוא משלם היום, במזומן, באשראי או בהעברה, ואתם מסמנים שהחבילה שולמה.
חבילות שעומדות להיגמר
בפורטל רואים מי עומד לסיים חבילה, ומזכירים לו. לדוגמה בלבד: בסטודיו בדוי בשם "סטודיו גליל" רואים ביום שלישי שלשלוש לקוחות נשאר שיעור אחד. המדריכה אומרת להן בסוף השיעור: "נשאר לכן שיעור אחד, רוצות לחדש כבר עכשיו?". בלי הודעות, ובלי לחץ.
שתי תוכניות בכרטיס אחד
כברירת מחדל יש תוכנית אחת. אם צריך, אפשר להוסיף שנייה: שתי כרטיסיות, למשל קפה ומאפה, בכרטיס אחד. הלקוח מחליק ביניהן, וכל אחת נספרת בנפרד.
מתי זה שווה את זה? כשיש לכם שני מוצרים שנקנים בקצב שונה. בית קפה שמוכר גם עוגות שלמות יכול להחזיק כרטיסיית קפה עם יעד קרוב, וכרטיסיית עוגות עם יעד רחוק יותר. אם אין סיבה ברורה, תוכנית אחת פשוטה יותר ללקוח ולעובדים.
סניפים ומנהלי סניף
לעסק עם כמה סניפים אפשר להגדיר את הסניפים במועדון, ולמנות מנהל לכל סניף. לכל מנהל יש קישור משלו, ואתם לא צריכים למסור לו את הקישור שלכם.
לדוגמה בלבד: לרשת מאפיות בדויה יש סניף בכרמל וסניף בעיר התחתית. לכל אחד מהם מנהלת, וכל מנהלת נכנסת מהקישור שלה.
עיצוב הכרטיס
הכרטיס בארנק נושא את הצבעים, הלוגו והחותמת של העסק שלכם. החותמת היא מה שנוחת על הכרטיס אחרי שהעובד רושם ביקור, ולכן כדאי שתהיה מזוהה איתכם: כוס, מספריים, כף גלידה.
- צבע: אחד שמזוהה עם העסק, עם מספיק ניגוד כדי שהטקסט ייקרא בשמש.
- לוגו: הגרסה הפשוטה, בלי משפט פרסום מתחת.
- חותמת: צורה אחת ברורה. פרטים קטנים נעלמים בגודל של כרטיס בטלפון.
את העיצוב בונים יחד בפגישת ההקמה, ואפשר לשנות אותו אחר כך מהפורטל.
בונוס הצטרפות והטבת יום הולדת
שתי הגדרות קטנות שמשנות הרבה. הראשונה: אפשר לתת כמה ביקורים במתנה כבר בהצטרפות. כרטיס שמתחיל בשני ביקורים מתוך עשרה מזמין להמשיך יותר מכרטיס ריק.
השנייה: בחודש יום ההולדת הכרטיס מזכיר ללקוח את ההטבה שקבעתם. לדוגמה בלבד: "יום הולדת שמח! קינוח עלינו החודש". בפורטל אתם רואים למי יום הולדת, והצוות יכול לברך בקופה.
הודעת שירות: "סגורים היום"
לפעמים צריך לומר משהו לכל חברי המועדון: תקלה בחשמל, סגירה מוקדמת, שעות של חג. בפורטל כותבים הודעת שירות, והיא מגיעה לכרטיס בארנק, פעם ביום.
שלט לקופה ותמונה לרשתות
מועדון שאף אחד לא יודע עליו נשאר ריק. לכן מהפורטל מורידים שלט לקופה להדפסה, ותמונה מוכנה לפרסם באינסטגרם, בפייסבוק או בסטטוס בוואטסאפ. בשלט יש קוד שהלקוח סורק כדי להצטרף.
סדר ההגדרות, צעד אחר צעד
- בוחרים סוג: כרטיסיית ניקובים עם מתנה, או חבילה מראש.
- קובעים יעד ומתנה, או כמה יחידות בחבילה.
- מעצבים את הכרטיס: צבע, לוגו וחותמת.
- קובעים בונוס הצטרפות והטבת יום הולדת.
- מוסיפים תוכנית שנייה או סניפים, רק אם צריך.
- מדפיסים את השלט לקופה, ומפרסמים את התמונה.
- מחברים את הטלפונים של העובדים לסורק.
את כל זה עושים יחד עם גל בפגישת ההקמה בעסק. אחרי זה, הניהול השוטף הוא מבט בפורטל פעם בשבוע: מי מחכה למתנה, מי מסיים חבילה, ומי לא חזר.
הניהול השוטף: מה עושים בשבוע רגיל
אחרי ההקמה רוב העבודה קורית בקופה, אצל העובדים. אתם נכנסים לפורטל כדי לראות מה קרה ולטפל במה שמחכה לכם. כמה דברים שכדאי להכיר:
- מה קרה היום, לפי עובד: כמה ביקורים נרשמו, ומי רשם אותם.
- "שווה מבט": הרבה ביקורים ללקוח אחד ביום, או ביטולים של עובד, מסומנים לכם.
- ביקור שנרשם בטעות מבטלים עם סיבה, ורואים מי ביטל.
- לקוח עם כרטיסיית נייר? מעבירים את הביקורים שלו, באישור שלכם.
- אחראי משמרת מוסיף עובד או מחליף לו טלפון כשאתם לא שם.
- הודעה מכם לטלפונים של העובדים, ואתם רואים מי קרא.
- גם אתם מחתימים מהטלפון שלכם, בלחיצה מעמוד הבית.
לדוגמה בלבד: בבוקר יום ראשון אתם רואים ב"שווה מבט" שלקוח אחד קיבל ביום שישי ארבעה ביקורים בתוך שעה. אתם שואלים את העובד, ומתברר שהלקוח קנה לכל המשרד. לפעמים זה בסדר, ולפעמים זו טעות שמבטלים עם סיבה. העיקר שאתם יודעים.
כמה זה עולה
המחיר נקבע במחירון אחד, וזה המחיר של היום:
שאלות נפוצות
אפשר להחזיק גם כרטיסיית ניקובים וגם חבילה?
אפשר להחזיק שתי תוכניות לכל היותר. תוכנית שנייה מוסיפים רק כשיש לה סיבה ברורה, כי אחת פשוטה יותר ללקוח ולעובדים.
מי פותח חבילה מראש ללקוח?
חבילה נפתחת רק כשאתם מאשרים שהלקוח שילם. הצטרפות או ביקור לא פותחים חבילה, והתשלום עצמו לא עובר דרך Shortip.
כמה פעמים אפשר לשלוח הודעת שירות?
פעם ביום לכל העסק. הודעת שירות אומרת משהו שהלקוח צריך לדעת, כמו "סגורים היום", ואין בה מבצע או הנחה.
אפשר לשנות את עיצוב הכרטיס אחרי ההקמה?
כן. הצבעים, הלוגו והחותמת נמצאים בפורטל, ואפשר לעדכן אותם מתי שתרצו.
רוצים להקים מועדון לקוחות עם מישהו שעושה את ההגדרות איתכם? מזמינים באתר, וגל מתאם איתכם את ההקמה.