כרטיסיית ניקובים דיגיטלית: איך העובדים מחתימים בלי לעכב את התור

מה משתנה כשכרטיסיית הניקובים עוברת לטלפון

בכרטיסיית ניקובים מנייר העובד מחפש את המנקב, הלקוח מחפש את הכרטיס בארנק, ולפעמים הוא בכלל נשאר בבית. בכרטיסייה דיגיטלית הכרטיס נמצא בארנק של הטלפון, ליד כרטיסי האשראי, והעובד מחתים אותו מהטלפון שלו.

החשש של רוב בעלי העסקים פשוט: שזה יאט את הקופה. בשעת עומס, כל שנייה מורגשת בתור. לכן כדאי להבין בדיוק מה קורה בקופה, צעד אחרי צעד, ומה עושים כשמשהו לא מסתדר.

איך נראית החתמה בקופה

לדוגמה בלבד: "מאפיית השקדים" היא מאפייה בדויה. נועה עובדת בקופה בבוקר, והלקוח הבא מבקש קרואסון וקפה.

1. הלקוח פותח את הכרטיס בארנק של הטלפון ומראה אותו.
2. נועה סורקת אותו עם הסורק בטלפון שלה. אין מכשיר מיוחד בקופה.
3. הסורק מזהה את הלקוח ומראה את השם שלו ואת המצב בכרטיס.
4. נועה לוחצת על הכפתור. רק עכשיו הביקור נרשם.
5. חותמת נוחתת על הכרטיס, רק אחרי שהביקור נרשם.
6. הכרטיס בארנק של הלקוח מתעדכן, למשל: עוד 2 ביקורים למתנה.

למה הסריקה לא מחתימה לבד

זה נשמע כמו צעד מיותר, אבל הוא חוסך הרבה. סריקה יכולה לקרות פעמיים בטעות, כשהטלפון רועד או כשהלקוח מקרב אותו שוב. אם כל סריקה הייתה מחתימה, היו נרשמים ביקורים כפולים. אצל Shortip הסריקה רק מזהה, והביקור נרשם רק בלחיצה של העובד. העובד רואה את מי הוא מחתים לפני שהוא לוחץ.

כשמשהו לא מסתדר בקופה

הקופה היא לא מעבדה. לקוחות שוכחים טלפון, הקליטה נופלת, ועובדים לוחצים בטעות. כך זה נפתר:

• הלקוח שכח את הטלפון? מוצאים אותו לפי מספר הטלפון, ומחתימים כרגיל.
• נפלה הקליטה? הביקור נשמר בטלפון של העובד ונשלח כשהיא חוזרת. לא צריך לזכור לרשום אחר כך.
• נרשם ביקור בטעות? מבטלים אותו עם סיבה, ורואים מי ביטל.

מדבקת NFC: כשהתור ארוך במיוחד

יש עסקים שמעדיפים דרך נוספת, בלי שהעובד יחזיק טלפון ביד. העובד מגיש מדבקת NFC, הלקוח מקרב אליה את הטלפון, והביקור נרשם. גם כאן העובד הוא שמציע את המדבקה. היא לא עומדת לבד על הדלפק לכל מי שעובר.

כדי שאף אחד לא ינצל אותה, מדבקה מחתימה כרטיס פעם אחת ביום. מדבקה שאבדה? מבטלים אותה בפורטל בשתי לחיצות, ומדפיסים חדשה במקומה.

מתי לבחור במדבקה ומתי בסריקה? סריקה מתאימה כשהעובד ממילא מחזיק טלפון ורוצה לראות את שם הלקוח לפני ההחתמה. מדבקה מתאימה כשהידיים של העובד עסוקות, למשל ליד מכונת הקפה או התנור. אפשר להשתמש בשתיהן, לפי המצב בקופה.

הצוות: מי מחתים, ומאיזה טלפון

כל עובד מחתים מהטלפון שלו. כדי להתחיל, שולחים לעובד הזמנה בוואטסאפ, והוא מתקין את הסורק. אין סיסמה להעביר בעל פה ואין חשבון לפתוח.

אחראי משמרת

אתם לא תמיד בעסק. אחראי משמרת יכול להוסיף עובד חדש או להחליף לו טלפון כשאתם לא שם. ככה עובד שהתחיל היום לא מחכה לכם כדי להחתים את הלקוח הראשון שלו. לדוגמה בלבד: במאפייה הבדויה, הטלפון של עומר נשבר באמצע משמרת שישי. אחראית המשמרת מעבירה את הסורק שלו לטלפון אחר בתוך כמה דקות, והבעלים, שבחופש, לא צריכים לענות לטלפון.

הודעות לצוות

צריך להגיד משהו לכל העובדים? שולחים הודעה מהפורטל לטלפונים שלהם, ורואים מי קרא. לדוגמה: "מהיום, מגישים את המדבקה גם בקופה השנייה". זה לא ערוץ ללקוחות. ההודעה מגיעה רק לטלפונים של הצוות.

לקוחות שמגיעים עם כרטיסיית נייר

אם היה לכם עד היום כרטיס נייר, לא צריך לזרוק אותו. לקוח עם כרטיסיית נייר? מעבירים את הביקורים שלו לכרטיס בטלפון, באישור שלכם.

לדוגמה בלבד: לקוח של "מאפיית השקדים" מגיע עם כרטיס נייר ובו שישה ניקובים. נועה מצרפת אותו למועדון, שולחת לכם את הבקשה, ואתם מקבלים התראה. אחרי שאישרתם, הכרטיס בטלפון שלו מתחיל משישה ביקורים, והוא ממשיך מאותה נקודה.

"שווה מבט": מה שכדאי לבדוק

רוב הימים עוברים בלי שום דבר מוזר. אבל כשמשהו חריג קורה, עדיף לדעת. הרבה ביקורים ללקוח אחד ביום, או ביטולים של עובד, מסומנים לכם בפורטל תחת "שווה מבט".

סימון כזה הוא לא האשמה. לפעמים לקוח באמת קנה שלוש פעמים באותו יום, ולפעמים עובד חדש עוד לומד איפה הכפתור. הסימון רק אומר לכם איפה להסתכל, ואתם מחליטים אם לשאול.

השבוע הראשון בקופה

הטכנולוגיה היא החלק הקל. מה שקובע אם ההחתמה תהיה מהירה הוא ההרגל של הצוות. כמה צעדים שעוזרים בשבוע הראשון:

1. שלחו הזמנה לכל העובדים לפני היום הראשון, כדי שהסורק כבר יהיה מותקן כשהמשמרת מתחילה.
2. תנו לכל עובד להחתים את עצמו פעם אחת, עם כרטיס ניסיון. אחרי פעם אחת הכפתור כבר מוכר.
3. החליטו איפה עומד הטלפון בקופה, אם בחרתם בטלפון משותף. מקום קבוע חוסך חיפוש בשעת עומס.
4. אם יש לכם מדבקת NFC, שימו אותה ליד הקופה, במקום שהעובד מגיע אליו בלי לזוז.
5. בסוף כל יום פתחו בפורטל את מה שקרה היום בקופה, לפי עובד. ככה רואים מי עוד צריך עזרה.

לדוגמה בלבד: במאפייה הבדויה מהדוגמה, עומר עובד רק בשישי. ביום הראשון שלו הוא שוכח ללחוץ על הכפתור אחרי הסריקה, והלקוח שואל למה הכרטיס לא התעדכן. עומר רואה את השם על המסך, לוחץ, והחותמת נוחתת. בשישי הבא הוא כבר לא שוכח.

עוד דבר שכדאי להגיד לצוות: אין צורך להסביר ללקוח איך הכרטיס עובד בכל קנייה. מספיק לסרוק, ללחוץ, ולהמשיך ללקוח הבא. הלקוח רואה את העדכון בארנק שלו לבד.

שאלות נפוצות